В Москве прошла конференция «День управления документами и процессами», посвященная практике решения задач управления документами и процессами с помощью решений «1С».

Руководитель отдела разработки программ документооборота фирмы «1С» Александр Безбородов рассказал, что около 5 тысяч предприятий в России, СНГ и других странах используют «1С:Документооборот» и примерно полмиллиона сотрудников этих предприятий решают в этой программе свои задачи. Информация о 1700 внедрений с отзывами клиентов находится в открытом доступе на сайте компании.

Программа работает с ОС Windows и Linux, а также в браузерах как на стационарных, так и на мобильных устройствах и в облаках. Спектр решаемых задач охватывает автоматизацию основных процессов работы с документами, запуск процессов обработки документов по шаблонам, маршрутизацию процессов, анализ работы исполнителей, учет документов и контроль исполнения, делопроизводство, учет рабочего времени, поиск документов, организацию совещаний, подготовку договоров, учет и обработку входящей и исходящей документации, проектный учет и многое другое. Есть встроенная почта, интегрирующаяся с персональными почтовыми программами, форум, календарь и другие компоненты. Все это гибко настраивается под задачи предприятия. По словам Александра Безбородова, первое, что делают партнеры или консультанты компании при подготовке к внедрению ЭДО — нормализуют видовой состав документов предприятия. В сотрудничестве с работниками предприятия удается сократить его процентов на 30, а это тонны бумаги и километры распечаток.

Главные особенности решения «1С:Документооборот» обозначил директор «1С» Борис Нуралиев: «Документооборот сам по себе не порождает управленческих решений, но в современной организации проблема не в том, чтобы их породить, а в том, чтобы согласовать их между собой. Если построен электронный процесс, то согласование происходит быстро, и это дает реальное ускорение управленческих решений, о котором может только мечтать руководитель организации. Второе — это возможность четко контролировать исполнительскую дисциплину. Сокращается беготня курьеров внутри организации — это тоже важно. Важно и то, что это решение сделано на платформе «1С», а это дает гибкость и позволяет «заточить» решение точно под бизнес-процесс конкретной организации — это один из главных плюсов платформенных подходов. Сейчас наше решение «1С:ERP» — это самая популярная система комплексного планирования работы предприятия в стране и в ближнем зарубежье. И то, что «1С:Документооборот» реально хорошо интегрируется с ERP — это большое конкурентное преимущество».

Софья Ульянцева, руководитель направления консалтинга в управлении документами фирмы «1С», напомнила о требованиях государства к хранению документов: за их несоблюдение на директора может быть наложен штраф до 5000 рублей, на организацию — до 300 тысяч. А в случае банкротства организации отсутствие должным образом оформленной документации может приводить к взысканию с его директора более 500 млн рублей — такие прецеденты уже есть. По данным статистики, сегодня 74% российских предприятий имеют высокий или критический уровень риска при хранении архивной документации. Внедрение электронного документооборота (ЭДО) значительно улучшает ситуацию.

Клиенты компании говорили о том, что внедрение «1С: Документооборота» дает реальный выигрыш и создает значительные удобства для персонала. Заместитель директора по организационному развитию УГМК-ОЦМ Михаил Игитов процитировал слова своего генерального директора: «Если раньше я обрабатывал документацию и обращения за несколько часов, то теперь за несколько минут». Начальник департамента бизнес-систем Башкирской электросетевой компании Галина Заводчикова рассказала, что на ее предприятии удалось внедрить решение ЭДО от «1С» на 3500 пользователей всего за 5 месяцев.

Говоря о перспективах «1С:Документооборота», Александр Безбородов сказал, что программа быстро развивается и совершенствуется, так что обновления к версии 2.1 будут выпускаться раз в месяц, а в конце 2017 года выйдет версия 2.2. Мощным стимулом для развития программы стал проект ее внедрения в Почте России, начатый в августе 2016 года: СЭД будет внедрена в 86 филиалах, на 40000 рабочих мест, и будет обрабатывать более 5 млн документов в год. По результатам планируется выпустить программу «1С:Документооборот холдинга».

В числе выступавших экспертов была председатель Комитета по стандартам Российского Союза IT-директоров и президент Фонда ФОСТАС Марина Аншина, которая посвятила свой доклад изменениям архитектуры предприятий при встраивании новых технологий. По нашей просьбе она прокомментировала вопрос о влиянии электронного документооборота на бумажный, в том числе и во взаимоотношениях с контролирующими органами:

«Мой опыт говорит, что при внедрении системы ЭДО количество бумажных документов увеличивается — это я говорю со всей ответственностью. Люди привыкли работать с бумажками, и если раньше они последовательно передавали документы друг другу, то теперь каждый распечатывает свою копию электронного документа. Я знаю единственный случай, когда этого не произошло — это когда генеральный директор стал штрафовать сотрудников за каждый лишний напечатанный документ. Так что при внедрении, как и в случае других систем, нельзя переводить в электронную форму процессы «как есть» — надо понимать, что информационные технологии позволяют организовать процессы согласования, обсуждения, редактирования и утверждения совершенно по-другому. Но для этого нужны грамотные аналитики — либо свои, либо приглашенные, и нужна воля лица, которое инициировало этот проект и может его организационно поддержать (обычно это первое лицо компании). Иначе оптимизации не произойдет. Нельзя эффективно автоматизировать документооборот, не меняя остальную деятельность компании.

Что касается требований проверяющих к предоставлению бумажных документов, то эти вопросы становятся уже делом государства — пока, правда, довольно робко. Я думаю, вопросы цифровой трансформации должны решаться на государственном уровне, и пока этого не будет сделано, дело будет продвигаться очень медленно. Хотя подвижки есть, процесс идет. Но очень хочется, чтобы он шел быстрей!»

• Источник: it-weekly.ru